商務寫作力升級：提升競爭力的有效方法

第1章 如何寫出具有說服力的商務文件
寫出具有說服力的商務文件是你在商界走向成功的關鍵所在。因為具有說服力的商務文件能夠讓你擁有競爭優(yōu)勢，讓你突出自己的業(yè)務相關性；另外，它還會幫你保住工作崗位，加強你與客戶之間的聯(lián)系，讓你贏得更多業(yè)務。
1．組織好語言，讓自己說話的重點清晰明了
2．商務文件中僅包含相關內容
第2章 如何讓讀者真正閱讀你的商務文件，并做出回應
你能為讀者提高生產率嗎？你能幫忙讀者以最快的速度獲得文件中的關鍵信息嗎？你能--如果利用“可視化工具”就可以讓你的信息立刻顯而易見。
1．使用充實的“切記”內容
2．使用標題和副標題，讓自己的邏輯和想法一目了然
3．使用多種字體強調關鍵點
4．使用項目符號和編號突出重要信息
5．使用圖形和表格表達復雜的金融和技術資料
第3章 如何把文章寫得簡明扼要
回想一下那些給你的報告作修改、添加內容的經理，是不是每隔一句話，就有這樣的短語--“注意重點”。
1．寫作之前先思考并做好計劃
2．措辭簡要
3．去掉陳詞濫調和重復的內容
4．使用主動句（“把”字句）
5．把句子長度控制在15～28個字
第4章 如何運用適當?shù)膶懽黠L格
把復雜觀點轉換成簡單想法可以讓你把文中的信息闡述得清晰明了，這就暗示著你是一個誠實且坦率的人，你對自己的立場和判斷信心十足，這樣能夠引起讀者對你的信任。
1．運用適當寫作風格的關鍵原則
2．使用能夠讓讀者理解的語言來增加文章的說服力
3．用更多的代詞增強自己與讀者之間的聯(lián)系
第5章 如何用敘述方式引導自己寫作
讓你的敘述方式引導你選擇寫作用語。這種寫作方式不同于你用說話的方式去寫作。但是，這種寫作方法和策略允許你的耳朵告訴你在頁面上如何選詞造句。
第6章 如何讓文章行文流暢
記住使文章行文流暢的方法和策略，你就會不由自主地寫出平穩(wěn)流暢、表達清晰的文章，幫你勢不可當?shù)貏倮殹?br /> 1．讓句子的平均長度保持在15～28個字
2．把主語和動詞放到前面
3．利用新舊信息流來增強觀點之間的聯(lián)系
第7章 如何讓商務寫作更加具有創(chuàng)造力
如果你把自己的創(chuàng)造力融入工作中，想方設法地去想一些能夠把自己的意思更加清楚地表達出來的新方法，你就可能成為大家學習的榜樣。如果你這樣做，無論你寫什么，別人都會讀完并理解你所表達的意思。
第8章 如何確定是否需要創(chuàng)建一個正式的大綱
也許你認為自己需要一個大綱，因為你像我們大多數(shù)人一樣，都是從那些自己都不會寫作的人那里學習的寫作。事實可能正與你在讀初中時所學的如何寫作相反，因為你可以在沒有大綱的情況下就開始寫作。
第9章 如何有計劃地開始商務寫作
本章教給你的策略會使你不用再久坐于計算機屏幕前，還會讓你的思維邏輯清晰明了、文思泉涌，讓你輕松地用指尖在鍵盤上敲出自己想要的文章。
1．列出關鍵點，并為其排序
2．使用工作規(guī)劃表
3．使用模板提高效率和生產力
4．查看其他人已經寫出的類似文件
5．與朋友討論
第10章 如何為高層管理者撰文
不管你現(xiàn)在寫的是一封電子郵件，還是一份較長的文件，甚至是政治色彩濃厚的報告，你都可以寫得非常好，你會讓高層管理者以平靜且尊敬的語氣談論你的能力。
1．從最重要的信息開始寫
2．區(qū)分切題與不切題的詳細資料
3．請高層管理者確定對復雜文件的具體期望
4．查閱類似文件的范文
5．從為同一高層管理者撰文的其他作者處尋求反饋信息
6．段落不要過長
7．避免寫作風格方面最致命的錯誤：過于非正式或過于
正式，過度使用法律術語，過于冗長
8．只要有可能就去重新閱讀以前文件被修正或改變過的地
方，了解高層管理者的喜好及其所關注之事
9．小心謹慎地選擇是否要跟高層管理者爭辯
10．不要想當然地認為高層管理者沒有向你反饋信息，就是
他們非常喜歡你的文章
第11章 如何分享技術資料
本章講述的方法，使你既可以幫助對技術有些了解的讀者，又能使外行讀者不用絞盡腦汁便能理解你在技術類文件中所講解的技術。
1．使用格式化工具讓讀者迅速了解你的文章要點
2．使用普遍都知道的語言，對你必須使用的技術術語
做好解釋
3．從你們的技術解決方案能給讀者帶來的收益開始寫
4．使用主動句
5．組織好文章的內容，以便能讓內行和外行讀者都看得懂
第12章 如何撰寫規(guī)章、程序
幫助他人在較少時間內以較低的錯誤率完成工作的同時，你也是在幫助自己的公司實現(xiàn)目標。
1．確定規(guī)章、程序的總體目標
2．用數(shù)字編號、項目符號和粗體字列出每個主要措施和
所有分項措施
3．明確每條程序措施和步驟由誰來負責
4．用標題和副標題確定不同的程序和步驟措施
5．使用表格和圖形對某個過程或某套規(guī)章、程序進行解釋
和說明
第13章 如何規(guī)避電子郵件中的風險
永遠都不要發(fā)送那些違反法律和職業(yè)道德的郵件：你要做的不是發(fā)送不良電子郵件，而是應該保護你自己遠離法律訴訟及其給你帶來的痛苦，使你遠離因此招來的羞辱。
1．絕對不要發(fā)送那些如果你在報紙頭版上看到也會感覺不舒服
的信息
2．絕對不要發(fā)送你公司或收件人認為敏感的信息
3．絕對不要發(fā)送或刪除那些關系到調查或即將發(fā)生調查
的電子郵件
4．絕對不要認為你可以發(fā)送匿名電子郵件，哪怕只有十
億分之一秒這樣的想法也不行
第14章 如何傳達壞消息
雖然傳達壞消息或讓人失望的消息從來都不是一件易事，但是你的溝通可以幫助你提高顧客的忠誠度，并保住業(yè)務往來--顧客還可能會感激你帶來的消息，而不是憤怒和痛苦。
1．把消極問題轉化為機遇，以建立客戶的滿意度和忠誠度
2．勇于承認自己的問題和錯誤
3．了解如何以及何時道歉會對你不利
第15章 如何為高層管理者撰寫財務文件
提高你行文的組織結構和視覺安排能力，以便你把信貸事宜描述得清晰明了，讓人一目了然。
1．將分析報告的篇幅和交易風險的統(tǒng)計數(shù)據(jù)相結合
2．在寫作之前草擬貸款的相關事宜，提高寫作效率
3．使用策略規(guī)劃組織關鍵的判斷和觀點，并在交易模板的
每個部分羅列支撐該觀點和判斷的詳細資料和信息
4．從最重要的信息開始寫，以增加文章的說服力
5．使用視覺策略讓重要、關鍵的主旨及重大的問題和爭論
點一目了然
6．僅包含相關的詳細資料，有助于讀者對交易的理解
7．刪除不必要的重復，減少讀者的閱讀時間
8．讓句子的平均長度保持在28個字以下，以此增加文章
的可讀性
9．使用較為簡單的詞語，讓句子更加容易理解
10．評估交易的整體質量
11．在提交之前先作校對
第16章 如何寫出具有說服力的演示文稿
PPT是一個工具，可以明確清晰地組織內容和寫作。與其讓PPT指導你，不如用這款工具讓客戶快速訪問關鍵信息，提高自己文章的說服力。
1．優(yōu)先組織和安排與客戶最相關的信息
2．使用標題信息突出文章中的關鍵點
3．只包含與客戶或讀者的需求和目標相關的信息
4．將你公司的優(yōu)勢與客戶需求連接起來
5．創(chuàng)建令人印象深刻的圖像報告
6．創(chuàng)建有效的演示文稿
第17章 如何撰寫成功的執(zhí)行摘要、銷售信函
及電子郵件
為了寫出能夠區(qū)分你和競爭對手，并增加自己勝算比率的執(zhí)行概要、銷售信函和電子郵件，你應該著重組織安排和展示介紹，并寫出你能夠提供的價值和利益。
1．使用執(zhí)行概要突出提交建議的整體價值
2．在銷售信函和電子郵件中強調你能提供的利益
3．使用簡單易懂的語言與客戶聯(lián)系，增強說服力
4．改編曾經發(fā)出的有效的銷售信函或電子郵件
5．為客戶設計可以讓他們瞬間讀取有用信息，并能夠
立刻采取行動的提案、銷售信函或電子郵件
第18章 如何寫感謝信或跟進說明
一封小小的感謝信就可能會讓你花去半個下午的時間。當然并不是只有你認為寫出這些東西很難也很耗時，每個人都這樣。如果你想快速完成一封感謝信或后續(xù)跟進郵件，這里有些小竅門會幫助你節(jié)省時間，并保持與客戶的聯(lián)系。
1．制定一個日常工作的習慣，讓撰寫感謝信和跟進說明
成為你每天或每周工作的一部分
2．使用具體的細節(jié)信息，讓每位客戶都能感覺自己受到
了重視，避免發(fā)出內容籠統(tǒng)的信件
3．展現(xiàn)自己良好的一面
第19章 如何撰寫能引起別人注意的簡歷和求職信
你的潛在雇主想要知道的是，你的技能會為他們帶來什么樣的好處。所以你要將陳述重心從自己的身上移開，展示你的才能將會如何給公司帶來利益。
1．簡歷
2．求職信
第20章 如何確定什么情況下不適合發(fā)送電子郵件
雖然電子郵件有其優(yōu)勢，如簡單容易、方便快捷，但是電子郵件還有其特有的缺點。事實上，當它被濫用時，電子郵件就是行政上的炸彈，而其引起的“爆炸”會讓人們把你排除在可信任的范圍之外。
什么情況下不要發(fā)送電子郵件
第21章 如何從學術寫作飛躍到商務寫作
如果知道指導商務寫作的關鍵策略，你就能夠確保自己的作品表達出你的想法，而且你還會立刻在公司樹立起良好的形象。
1．以讀者需要的關鍵信息開頭，即使他們沒有閱讀整篇
文件或電子郵件也會了解其中的大概內容
2．利用視覺工具提高文章說服力并減少讀者的閱讀時間
3．只包含讀者所必需的關鍵信息、行動、程序步驟和細節(jié)
4．寫作要有智慧和正確的意識
第22章 如何確保自己撰寫的文章是正確的
你要撰寫的東西是使客戶--內部和外部的客戶都包括在內--相信他們做出決定的正確性。把你當成自己的讀者！
1．組織結構
2．內容
3．視覺上的排版安排
4．行文風格